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九思OA公文系統,不僅可實現公文由形成、運轉 、辦理、傳遞、存儲到轉換檔案或銷毀的全程化處理,還可有. . .

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九思OA公文管理系統規劃方案,助力夏新電子開啟“新篇章”

       公文是企業處理日常下達政令政策、處理公務尤為常見的辦公形式。由于公文的特殊性,其管理、處置過程也就顯得尤為重要。公文管理OA系統,不僅可實現公文由形成、運轉 、辦理、傳遞、存儲到轉換檔案或銷毀的全程化處理,還可有效保障公文的安全性,規范公文管理,提高辦公效率。

       今天,我們將以九思軟件專家團隊根據夏新電子發展現狀,結合OA公文管理的諸多優勢之后,為其提出的OA公文管理子系統規劃方案參考為例,給大家展示公文管理子系統的諸多功能。

       在進行具體方案開始之前,我們首先對夏新電子做一個簡單介紹,夏新電子是由成立于1981年8月的原廈新電子有限公司發展而來,是廈門市第一家中外合資企業,1997年5月,由廈新電子有限公司為主要發起人發起設立廈門廈新電子股份有限公司(夏新電子股份有限公司前身)。同年6月4日,“廈新電子”股票在上海證券交易所掛牌上市(2003年8月5日起更名為“夏新電子”)。公司總資產31.8億元人民幣,2002年實現銷售收入45億元人民幣,凈利潤6億元人民幣。九思所提出夏新OA公文管理子系統規劃建設解決方案具體參考建議如下: 

       公文文檔生成:根據公文的書寫規范,制作相應文檔,并通過企業OA系統中針對公文的特殊處理,生成特定的公文文檔。

       公文發送:根據文件審核、批示、流轉繁多的特點,OA公文管理系統采用發文列表自定義,發文流程自定義,滿足不同發文管理。通過流程綁定,靈活組織流轉批閱和并發批閱,擬稿、核稿、簽發、蓋章、發布、存檔、查詢等處理,并在流轉過程中嚴格進行審批控制,系統對公文的流轉過程進行監督,保證公文流轉各個階段的可控性。

       公文發送登記:用戶將排好版的文件登記入企業OA電子公文傳輸交換系統中,并記錄公文要素信息。完成相關公文信息的錄入,并把待蓋章的文件上傳到服務器。蓋章加密成功,根據具體公文選擇收文單位,并可設定每一個收文單位的可打印份數進行發送。

       公文回執管理:OA系統能對已經發送的公文文件進行跟蹤,通過回執管理,文件發送人可以很好地掌握文件的處理狀態。

       文公文接收管理:處理外單位向單位發送的公文,實現收文和發文自動銜接,通過流程審批實現公文在各處室承辦后,并進行收文歸檔,采用收文列、收文流程、收文報表等自定義的管理,可以添加收文,以及分發,設置好流程后,按添加收文即可發起收文流程。

       公文到達后,收文登記人選擇公文類別,登記公文,送交相關領導進行審核、復核等工作,然后由辦公室進行發文登記、編號、套頭、蓋章,并進行文件的發放等工作,最后由公文管理員對辦結公文進行歸檔。對于不符合要求的來文,可以進行退文處理。

       公文檔案管理系統:包括對電子文件、電子檔案及實體檔案、單位來文和發文進行統一管理,老舊檔案管理的歷史數據歸檔文件數字化等,便于文件的跟蹤、查詢、管理。

       夏新電子OA公文管理子系統平臺,可助力企業實現公文電子收發和歸檔管理,解決公文傳遞慢,信息不及時、不同步,不易于查閱等問題,并實現收/發文管理的自動化管理,靈活設定公文流程,自動進行流程跟蹤、催辦、查辦,歸類存檔和檢索,從而使企業公文管理更科學規范。

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